2 TABLE DES MATIERES Introduction 3 Accès au logiciel 4 Gestion des dossiers 4 Module Ecritures 9 Editions générales 13 Journaux Grand livre sur écran Grand livre sur imprimante Balance générale Situation des comptes Balance n-1 (exercice précédent) Journal paraphé (ou journal général) Liasse fiscale 16 TVA 17 Plan comptable 19 Codification journaux 21 Utilitaires 23 Période de l exercice Paramétrage Mot de passe Réparation index Clôture de l exercice Clôture mensuelle Remplacement de comptes Importation Fichiers Excel 2
3 I N T R O D U C T I O N La nouvelle version du logiciel COMPTA-JBS a été développée avec la collaboration de plusieurs experts comptables pour répondre au mieux à vos besoins en matière de comptabilité générale, et ce conformément à la législation marocaine en la matière. Cette nouvelle version développée pour l environnement Windows (Quelle que soit la version) a été sensiblement améliorée et enrichie à partir des remarques exprimées par plusieurs centaines d utilisateurs des versions précédentes. Ce nouvel outil de travail vous apportera souplesse et simplicité dans la tenue et l'édition de vos états comptables. N OUBLIEZ PAS D EFFECTUER VOS SAUVEGARDES!! Copier - coller sur clé USB, disque externe ou gravure sur CD (Disque C: - Répertoire CW64) 3
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4 ACCES AU LOGICIEL Pour accéder au logiciel COMPTA-JBS, cliquez deux fois sur l icône créée pendant l installation. Ce qui vous donne accès à l écran ci-dessous (Fig.1) vous invitant à saisir votre mot de passe. Fig. 1 Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe. Pour ceci utilisez la rubrique [Mots de passe] du module [Utilitaires]. Saisissez donc votre mot de passe sans laisser d'espace entre chaque caractère puis validez. (Par sécurité, le mot de passe n'apparaît pas à l'écran). Ceci vous donne accès au menu suivant qui permet de gérer vos différents dossiers (Fig.2) Vous pouvez par exemple créer un dossier que vous nommerez TEST et qui vous permettra de vous familiariser avec votre nouveau logiciel avant de créer le dossier qui vous permettra de tenir votre propre comptabilité. Attention : Le code dossier ne doit contenir ni espace ni ponctuation ni symboles arithmétiques (+ - / * ). 4
5 Fig.2 Création d un dossier Cliquer sur [Création dossier] Faites votre choix : Nouveau Dossier (Vide) ou Copie d un dossier existant (qui servira à passer à l exercice suivant). Cliquer sur [Confirmer] Pour créer un nouveau dossier : Saisir le code du dossier (maximum 8 caractères sans espaces, Ni ponctuation) Saisir le nom ou la raison sociale correspondant au dossier Cliquer sur [Confirmer] La création se fait en quelques secondes, puis le menu de la fig.2 réapparaît vous donnant la possibilité de créer un autre dossier ou d accéder aux différents dossier créés. Pour créer un dossier copie d un dossier existant Il est conseillé d utiliser cette rubrique en fin d exercice, afin de garder une copie intacte de l exercice en cours et de procéder à la clôture de l exercice dans le nouveau dossier créé. Saisir le code du dossier (maximum 8 caractères sans espaces, Ni ponctuation) Saisir le nom ou la raison sociale pour le dossier à créer Un message apparaît vous invitant à choisir le dossier à copier. Cliquez sur OK 5
7 Fig. 4 Ceci vous donne accès au Menu général du logiciel (Fig.5) Fig.5 Ce menu est constitué de plusieurs modules, et chaque module est constitué d'une ou plusieurs rubriques accessibles par simple clic de la souris La présente documentation respecte l'ordre défini par le menu général qui a été conçu suivant la logique d'utilisation quotidienne de votre logiciel de comptabilité. Il est 7
8 néanmoins conseillé pour une première utilisation de se référer en premier lieu aux rubriques suivantes : [Période de l exercice] du module UTILITAIRES Module [Plan comptable] pour créer les comptes spécifiques au dossier créé, notamment les comptes clients, fournisseurs et les sous comptes correspondant aux comptes bancaires de l entreprise. Module [Codification journaux] pour codifier les journaux où seront saisies les écritures Ces différentes rubriques vous permettront de paramétrer votre comptabilité avant de passer à la saisie effective de vos écritures puis à l'édition de vos états comptables. 8
9 M O D U L E E C R I T U R E S A l'aide de ce module vous accédez à l'écran suivant : (Fig.6). Fig.6 Les boutons du bas de l écran vous offrent les choix suivants auxquels vous avez accès en cliquant sur l option choisie. [SAISIE] Cliquer sur ce bouton pour passer en mode saisie des écritures Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour choisir un journal. Cliquez sur le mois et l année à traiter Attention, les écritures concernant les reports à nouveau doivent être obligatoirement saisies dans le journal de code 01. Saisir la date de l'écriture Saisir le N du compte à imputer Ce n est supposé avoir déjà été créé dans le plan comptable (voir module [PLAN COMPTABLE]) ; néanmoins vous avez la possibilité de créer un compte en cours de saisie. En effet, si vous saisissez un N de compte qui n'existe pas dans le plan comptable, il vous sera donné la possibilité de le créer : 9
10 - Entrez le libellé du compte à ajouter au plan comptable puis Validez. Si vous ne désirez pas créer le compte ( erreur de saisie par exemple) vous pouvez vous positionner sur le compte du plan comptable que vous désirez utiliser puis revenir à l'écran de saisie en Appuyant sur Echap (ou croix en haut à droite) Saisir la contre partie Celle-ci sera proposée automatiquement si vous avez associé un compte du plan comptable au journal au moment de sa création. C est notamment le cas pour les journaux de banque et de caisse. (Voir Module [JOURNAUX] ). Le seul rôle de la colonne contrepartie est de générer automatiquement l écriture inverse pour les écritures mettant en jeu uniquement 2 comptes. Saisir le libellé de l'écriture Vous pouvez facultativement saisir une référence interne pour votre pièce comptable. Pour les comptes clients et fournisseurs vous pouvez saisir le N de facture dans la colonne lettrage (aussi bien dans les journaux achats et ventes que dans les journaux banques ou caisse). Ce n de facture permettra le lettrage automatique des comptes clients et fournisseurs au moment de l édition du grand livre. Le N d ordre de la pièce comptable est incrémenté automatiquement pour chaque journal. Saisir le montant de l'opération Si celui-ci est créditeur, Appuyez directement sur la touche [Entrée] dans la colonne [Débit], le curseur passera alors automatiquement à la colonne [Crédit]. Le signe de l'opération (débit ou crédit) porte sur le compte de la première colonne. La contrepartie se fait automatiquement : c'est-à-dire que si le compte à imputer est débité, la contrepartie est aussitôt créditée et inversement. Cliquez sur le bouton [Valider] (en haut à droite) Le total de l'écriture en cours est incrémenté et affiché en bas de l'écran au fur et à mesure que vous saisissez vos écritures. Vous ne pourrez pas quitter la saisie avant d avoir équilibré l écriture en cours. (Le cas échéant à l aide d un compte d attente, quitte à modifier ou à supprimer l écriture ultérieurement) CAS PARTICULIER DES ACHATS ET VENTES : Pour les écritures de ces 2 journaux, si vous commencez par le montant TTC (Comptes 4411 ou 3421), le logiciel vous proposera de choisir le taux de TVA correspondant. Il suffira alors, après avoir valider ce montant 10
13 EDITIONS GENERALES Ce module permet d'imprimer les états périodiques de la comptabilité générale (Journaux, Grand livre, Balance ) (Fig.9) Fig.9 JOURNAUX Cette rubrique permet de lister les écritures passées dans les journaux auxiliaires (Caisse, Banques etc..) pour un mois donné. Choisir le mois à consulter en cliquant sur les flèches se trouvant à droite du mois en cours, ou en saisissant au clavier le mois en question. Laisser NON (ou choisissez OUI en cliquant sur la flèche) selon que vous souhaitez consulter ou éditer un seul journal ou imprimer tous les journaux du mois choisi. Si vous avez choisi NON précédemment, cliquez sur le journal à consulter puis cliquer sur le bouton droit de la souris pour avoir accès aux écritures correspondantes Vous pouvez également choisir d imprimer les journaux avec ou sans la colonne référence. Cliquez sur Valider 13
14 GRAND LIVRE Cette rubrique permet d'éditer le grand livre des comptes pour une fourchette de comptes choisis ou pour un seul compte Saisir le compte à partir duquel vous désirez obtenir l'édition du grand livre. Saisir le compte jusqu'au quel vous désirez obtenir l'édition du grand livre. Saisir la fourchette des mois à éditer Préciser si vous souhaitez une édition normale (c est à dire avec l ensemble des écritures) ou avec lettrage (valable pour les comptes clients et fournisseurs. Les écritures lettrées n apparaissent pas alors, ce qui permet de repérer les factures impayées) Vous pouvez éditez uniquement les comptes clients ou fournisseurs en cliquant sur la flèche en face de ce choix. Précisez si vous souhaitez faire apparaître la colonne référence au moment de l impression. Cliquer sur Valider. BALANCE GENERALE Saisir le compte à partir duquel vous désirez obtenir l'édition de la balance (Le 1 er compte du plan comptable apparaît par défaut) Saisir le compte jusqu'au quel vous désirez obtenir l'édition de la balance cumulée. (Le dernier compte du plan comptable apparaît par défaut) Saisir la fourchette des mois à éditer (de 1 à 12 par défaut) Choisir un niveau de rupture ( de 1 à 6) pour obtenir au niveau de l impression de la balance des sous totaux par groupes de comptes. Vous pouvez choisir d éditer uniquement les comptes débiteurs ou uniquement les comptes créditeurs (option utile pour les situations clients et fournisseurs entre autres) Vous avez la possibilité d éditer uniquement les comptes clients ou uniquement les comptes fournisseurs sans avoir à préciser leurs numéros. Remarque : Au moment de l impression, vous avez la possibilité d éditer une balance sans le détail clients et fournisseurs. C est à dire que tous les comptes clients seront regroupés sur une seule ligne ainsi que les comptes fournisseurs. Pendant l'affichage de la balance, appuyez sur F2 pour lister les écritures du compte sélectionné 14 2ff7e9595c
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